OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZÁKAZNÍKŮ

V GOLDEN OAK TRUST SE., IČO: 03641091 (dále jen „my“) věnujeme ochraně osobních údajů velkou pozornost. V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme zejména o našich zákaznících, zda údaje zpracováváme na základě souhlasu nebo na základě jiného právního důvodu, k jakým účelům je používáme, komu je můžeme předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů práva.

A. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme následující osobní údaje:
a) identifikační údaje, kterými se rozumí zejména titul, jméno a příjmení, uživatelské jméno a heslo, datum narození, rodní číslo, číslo a druh průkazu totožnosti, číslo účtu, údaje pro identifikace platby
b) kontaktní údaje, jimiž se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa bydliště, pro doručení, fakturační adresa;
c) vaše nastavení, kterými se rozumí údaje ve vašem účtu, zejména uložené adresy nebo nastavení newsletterů;
d) údaje o vašich objednávkách, kterými jsou zejména údaje o zboží a službách, které jste si objednali, způsobu doručení a platby včetně čísla platebního účtu a údaje o reklamacích;

B. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu buď:
a) bez vašeho souhlasu na základě plnění smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění právní povinnosti, nebo
b) na základě vašeho souhlasu.

Jaká zpracování můžeme provádět bez vašeho souhlasu, závisí na tom, k jakému účelu příslušné zpracování směřuje a v jaké pozici vůči nám vystupujete – zda jste jen návštěvníkem našeho webu, nebo u nás také nakoupíte. Vaše údaje můžeme také zpracovávat, pokud jste adresátem zboží nebo služby, které jsou u nás objednány, pokud s námi komunikujete nebo pokud navštívíte naši pobočku.

B.1 Pokud navštívíte náš web a vyplníte kontaktní formulář

V případě, že na našem webu vyplníte kontaktní formulář a jeho prostřednictvím projevíte zájem o konkrétní produkt nebo službu:

B.1.1 Zpracování na základě oprávněného zájmu

Pokud vyplníte náš kontaktní formulář, budeme zpracovávat Vaše identifikační a kontaktní údaje, stejně jako další osobní údaje zadané prostřednictvím formuláře, a to za účelem poskytnutí služby zprostředkování finančních produktů, jak je popsaná v našich obchodních podmínkách. Součástí této služby je kontaktování ze strany našeho call centra.

B.2 Pokud u nás nakoupíte

V případě, že u nás nakoupíte, provádíme následující zpracování:

B.2.1 Zpracování na základě plnění smlouvy

Pokud u nás jako fyzická osoba nakoupíte, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem vyřízení vaší objednávky vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o vašich objednávkách. Pokud u nás máte uživatelský účet, můžeme pro tento účel použít rovněž vaše nastavení.

To, že tyto údaje použijeme za účelem vyřízení vaší objednávky, znamená, že je použijeme zejména:

Pro tento účel osobní údaje používáme po dobu nezbytnou k vyřízení vaší objednávky, popř. vyřízení smluvního požadavku, jako je reklamace.

B.2.2 Zpracování na základě oprávněného zájmu

Pokud u nás nakoupíte, uchováme vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o vašich objednávkách na základě našeho oprávněného zájmu (bez vašeho souhlasu) za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb.

Dále zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) vaše identifikační a kontaktní údaje, vaše nastavení a údaje o vašich objednávkách (pokud u nás později nakoupíte) za účelem:

Za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly, zpracováváme údaje po dobu trvání smlouvy a dále po dobu trvání promlčecí doby 3 roky a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení.

Proti těmto zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

B.2.3 Zpracování na základě plnění právních povinností

I my musíme plnit určité zákonem stanovené povinnosti. Pokud vaše osobní údaje zpracováváme právě z tohoto důvodu, nemusíme získat pro takové zpracování váš souhlas. Na tomto právním základě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o objednávkách, a to z důvodu dodržování zejména následujících zákonů:

Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu trvání smlouvy a poté nejvýše 10 let od vydání posledního dokladu k vaší objednávce.

B.3 Pokud jste adresátem zboží nebo služby, které jsou u nás objednány

Pokud jste adresátem zboží nebo služby, které jsou u nás objednány, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje:

Pro přípravy, uzavření a plnění smlouvy s naším zákazníkem osobní údaje používáme po dobu nezbytnou k vyřízení objednávky. Po uplynutí této doby údaje dále uchováme na základě našeho oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly, a to po dobu platnosti smlouvy a poté trvání promlčecí doby 3 roky a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb. Pro účely plnění právních povinností osobní údaje používáme po dobu platnosti smlouvy a dále nejvýše 10 let k příslušné objednávce.

Proti tomuto zpracování na základě opravného zájmu máte právo uplatnit námitku.

B.4 Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů:

Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím call centra nebo emailu, budeme zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje a záznamy o proběhlé komunikaci včetně nahrávek hovorů na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) za účelem:

Pro tyto účely osobní údaje uchováváme po dobu 3 měsíců. Pokud u nás uděláte pomocí některého z kanálů objednávku, můžeme údaje uchovat pro ochranu právních nároků po dobu trvání smlouvy a poté v průběhu promlčecí doby 3 roky a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení.

Proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

B.5 Pokud navštívíte naši provozovnu nebo její okolí:

Pokud navštívíte naši prodejnu nebo její okolí, budeme zpracovávat nahrávku z kamerového systému, na které můžete být zachyceni, a to na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) za účelem ochrany našeho i vašeho majetku a osob pohybujících se v prodejně a jejím okolí, což je současně náš oprávněný zájem.

Pro tento účel osobní údaje uchováváme po dobu 14 dnů.

Pokud navštívíte naši prodejnu, abyste prokázali svou totožnost při nákupu na splátky nebo při osobním převzetí zboží , budeme na základě našeho oprávněného zájmu uchovávat vaše identifikační údaje vč. čísla vašeho průkazu totožnosti nebo jiného dokladu, abychom mohli později prokázat, že jsme vaši totožnost řádně ověřili. Naším oprávněným zájmem je zde ochrana našich právních nároků.

Pro tento účel osobní údaje uchováváme po dobu trvání promlčecí dobu trvání smlouvy a dále 3 roky a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby.

Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku.

B.6 Pokud nám udělíte svůj souhlas

B.6.1 Zasílání marketingových nabídek

Pokud při poskytnutí kontaktních údajů nebo kdykoli později neodmítnete zasílání nabídek, můžeme vaše kontaktní údaje použít pro zasílání nabídek e-mailem, textovou zprávou, jejich sdělování po telefonu nebo jinými elektronickými prostředky, popř. vám je můžeme zaslat poštou. Tyto nabídky se budou týkat našich případně partnerských produktů a služeb.

Zasílání nabídek můžete odvolat v Klientský zóně odesláním žádosti nebo postupem pro uplatnění vašich práv popsaným v části F. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?. Odvoláním zasílání nabídek není dotčena zákonnost zpracování před tímto odvoláním.

C. Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Ve většině případů zpracováváme vaše údaje pro vlastní účely jako jejich správce. V takovém případě vaše údaje předáváme našim partnerům pro zajištění platby, přepravy a dalších náležitostí vaší objednávky. Údaje také předáváme našim zpracovatelům, kteří je zpracovávají dle našich pokynů.

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jejich řádné provedení.

Vaše osobní údaje můžeme předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, a to:

D. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Osobní údaje většinou získáváme přímo od vás prostřednictvím našeho webu nebo při komunikaci s vámi.

Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci objednávání zboží nebo služeb, vytváření a používání účtu, nebo při komunikaci s námi například na call centru. Osobní údaje přímo od vás získáváme také při čtení zpráv, nahráváním hovorů na call centru a kamerovým záznamem našich poboček a jejich okolí.

Pokud u nás nakoupíte, můžeme v souvislosti s plněním uzavřené kupní smlouvy obdržet dodatečné údaje o vašich objednávkách od bank, našich partnerů provozujících platební systémy, přepravních partnerů například údaj o číslu vašeho účtu, úspěšném provedení platby, nebo doručení a převzetí zboží.

E. Předávání údajů mimo EU

Vaše osobní údaje můžeme v některých případech předávat také do zemí, kterou nejsou součástí Evropského hospodářského prostoru.

V rámci předání údajů našim zpracovatelům, uvedeným v části Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?“ můžeme vaše údaje předat také do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor, které nezajišťují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. Veškeré takové předávání budeme uskutečňovat pouze v případě, že se příslušný zpracovatel zaváže dodržovat standardní smluvní doložky vydané Evropskou komisí a dostupné na adrese http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:385:0074:0084:CS:PDF

F. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte řadu práv. Jedná se o právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, vznesení námitky a podání stížnosti.

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu „Ochrana osobních údajů zákazníků“. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii vám poskytneme bezplatně a další kopie již s poplatkem.

Právo na opravu

Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?).

Právo na omezení

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě vašeho souhlasu (viz část Pokud nám udělíte svůj souhlas) a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?). Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

G. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Nejrychlejší způsob, jak lze uplatnit a požádat o výkon práva v Golden Oak Trust je prostřednictvím e-mailové zprávy na adresu gdpr@goldenoaktrust.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.